Οργάνωση & Διαχείριση Συνεδρίου

Περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες ενέργειες πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την εκδήλωση, τα άτομα που εμπλέκονται και το χρονοδιάγραμμα εκτέλεσης κάθε φάσης.

Η γραμματειακή υποστήριξη περιλαμβάνει τη σύνταξη, αποστολή και αρχειοθέτηση αλληλογραφίας προς όλους τους εμπλεκόμενους, φορείς (ΕΟΦ, ΣΦΕΕ, ΠΙΣ), ομιλητές, προεδρεία, χορηγούς, προμηθευτές κλπ, τη συλλογή περιλήψεων (abstracts) και προώθηση τους προς την Οργανωτική Επιτροπή και γενικά είναι υπεύθυνη για την τήρηση του καθορισθέντος χρονοδιαγράμματος, για την επιμέλεια των συμμετοχών και για την παροχή κάθε είδους πληροφορίας προς κάθε ενδιαφερόμενο. Όλη η παρακολούθηση πραγματοποιείται από λογισμική εφαρμογή που εξυπηρετεί στη γρήγορη παροχή κάθε είδους στατιστικών στοιχείων.

Περιλαμβάνει τις εισπράξεις του δικαιώματος συμμετοχής, την είσπραξη των χορηγιών, τις πληρωμές προς τους προμηθευτές και γενικά οποιαδήποτε οικονομική συναλλαγή για λογαριασμό του συνεδρίου.

Η ύπαρξη χρηματοδότησης αποτελεί ίσως τον σημαντικότερο παράγοντα επιτυχίας για ένα συνέδριο. Η πολύχρονη εμπειρία αξιοποιείται στη δημιουργία του κατάλληλου χορηγικού πακέτου για κάθε εκδήλωση αλλά και στην ικανότητα για την μέγιστης αξιοποίησης των χορηγιών από τις εταιρίες.

Σε ορισμένα συνέδρια οι εταιρίες χορηγοί επιθυμούν την παρουσία τους με εκθεσιακά stands. Στην περίπτωση αυτή προτείνονται λύσεις ανάλογα με το διαθέσιμο χώρο και το σκοπό της επικοινωνίας.

Υπάρχει μόνιμη και σταθερή συνεργασία με ομάδα εξειδικευμένων διερμηνέων σε ιατρικά θέματα καθώς και η δυνατότητα εγκατάστασης συστημάτων ταυτόχρονης μετάφρασης σε περισσότερες γλώσσες.

Διαθέτουμε όλο τον απαραίτητο εξοπλισμό για την υποχρεωτική καταγραφή της διάρκειας παρακολούθησης κάθε συνέδρου με σύστημα barcode, καθώς και τον εξοπλισμό για τη διαχείριση των διαφανειών κάθε ομιλίας, όπως επίσης και την επιτόπου έκδοση πιστοποιητικών παρακολούθησης.

Υπάρχει σταθερή και μόνιμη συνεργασία με συντάκτες ιατρικού τύπου, οι οποίοι αναλαμβάνουν τη σύνταξη και προώθηση προς τα Μέσα ανακοινώσεων τύπου που αφορούν στις ομιλίες και παρουσιάσεις του συνεδρίου.

Ανάλογα με τον τόπο διεξαγωγής του συνεδρίου υπάρχει η δυνατότητα αξιοποίησης των τοπικών πολιτιστικών αξιών για τη δημιουργία παράλληλων εκδηλώσεων με τη μορφή είτε της επίσκεψης σε κάποιο μουσείο κλπ, είτε της συμμετοχής σε δρώμενα.